Verdankt ihren Namen der tomatenförmigen Eieruhr ihres Entwicklers Francesco Cirillo: die Pomodoro-Technik. | © iStock.com/AlessandroZocc

Zeitmanagement: So funktioniert die Pomodoro-Technik

Wenn du produktiver werden willst, solltest du Pausen einlegen. Und zwar alle 25 Minuten. So jedenfalls empfiehlt es die Pomodoro-Technik.

Regelmäßige Pausen sollen dich produktiver machen

Irgendwie brauchst du immer länger als andere für deine Aufgaben. Zumindest kommt es dir so vor. Sei es beim Lernen fürs Studium oder bei der Arbeit. Dabei gönnst du dir nur wenige Pausen, während deine Kommilitonen oder Kollegen eine Auszeit nach der anderen nehmen. Wie kann es sein, dass deine Mitmenschen trotzdem viel produktiver sind?

Wenn du dich angesprochen fühlst, solltest du nicht verzagen. Denn es gibt eine Methode des Zeitmanagements, die genau das empfiehlt, was dir zunächst einmal völlig kontraproduktiv vorkommen mag: regelmäßige Pausen. Und zwar alle 25 Minuten.

Die Rede ist von der Pomodoro-Technik, die in den 1980er-Jahren von einem gewissen Francesco Cirillo entwickelt wurde. „Pomodoro“ ist das italienische Wort für Tomate – dabei hat die Methode rein gar nichts mit dem Gewächs zu tun. Cirillo arbeitete schlichtweg mit einem Wecker, der wie eine Tomate geformt war, während er nach einem Namen für seine Überlegungen suchte. Da lag die Bezeichnung Pomodoro-Technik nahe.

Alle 25 Minuten klingelt der Wecker

Ein Wecker oder ein anderer Timer ist bei der Methode unerlässlich: Denn dieser soll nach Cirillos Empfehlung alle 25 Minuten klingeln, um die Gedankengänge zu unterbrechen. Durch das kurze Abschalten sollen die Phasen der Arbeit effizienter und produktiver vonstattengehen. Wobei die 25 Minuten nicht direkt auf wissenschaftlichen Erkenntnissen beruhen – Cirillos Wecker war einfach eine Eieruhr, deren maximale Laufzeit 25 Minuten betrug. Doch die Zeit an sich ist gar nicht so wichtig. Es geht vielmehr darum, nach einer relativ kurzen Arbeitseinheit, die auch 30 Minuten oder etwas mehr betragen darf, eine noch kürzere Pause von etwa fünf Minuten einzulegen. Nach vier Arbeitseinheiten folgt dann eine längere Pause von 30 Minuten.

Jetzt wirfst du vielleicht ein, dass dir dein Arbeitgeber mehrere halbstündige Pausen am Tag gar nicht durchgehen lassen würde. Immer mehr Vorgesetzte haben mittlerweile aber erkannt, dass Flexibilität in jeder Hinsicht den Anforderungen moderner Jobs besser entspricht als das Vorgeben strenger Arbeits- und Pausenzeiten. Denn es ist nicht zu ihrem Nachteil, wenn die Beschäftigten ihre Aufgaben zeitlich so erledigen, wie es für sie am besten funktioniert – im Gegenteil! Sollte dein Chef nicht zu diesen Personen gehören, passt du die Pomodoro-Technik einfach ein bisschen an: Statt in den halbstündigen Pausen jedes Mal deinen Platz oder gar das Büro zu verlassen, erledigst du stattdessen Routineaufgaben, die deine Aufmerksamkeit nicht sonderlich fordern.

Kurze Zeitabschnitte treiben dich an

Und warum solltest du effizienter arbeiten können, wenn deine Netto-Arbeitszeit unter dieser Methode offenbar leidet? Tatsächlich leidet sie nur vermeintlich darunter. Denn je mehr kurze Pausen du einlegst, desto besser kannst du dich in den Arbeitsphasen auf deine Aufgaben konzentrieren. Wenn du mehrere Stunden am Stück geistig gefordert wirst, schweifen deine Gedanken oft ab und es fällt dir im Laufe der Zeit immer schwerer, fokussiert zu bleiben.

Zudem treiben dich die kurzen Zeitabschnitte an. Du willst eine Aufgabe fertigbekommen und siehst damit automatisch zu, dass du nicht rumtrödelst und dich dauernd ablenken lässt. Du wirst sehen: Wenn du dir für eine Aufgabe zwei Stunden Zeit einräumst, dann wirst du diese zwei Stunden oft auch ausreizen. Unterteilst du diese Aufgabe aber vorher in drei Abschnitte à 25 Minuten inklusive dreier kurzer Pausen von jeweils 5 Minuten, gelingt dir die Erledigung häufig auch in den dann veranschlagten 90 Minuten.

Und nicht zuletzt profitiert auch die Psyche von der Pomodoro-Technik. Den meisten Menschen fällt es einfach leichter, überhaupt mit einer Aufgabe anzufangen, wenn die nächste Pause schon in Sicht ist. Sonst sieht der Berg an Arbeit oft so hoch aus, dass du ihn gar nicht erst zu besteigen wagst.

Verschaffe dir am Anfang des Tages einen Überblick

Überhaupt ist es sinnvoll, sich am Anfang des Tages einmal einen Überblick zu verschaffen, was du alles erledigen möchtest oder solltest. Das könnte gleich deine erste Pomodoro-Einheit sein. Du wirst vielleicht Aufgaben entdecken, die etwa eine halbe Stunde dauern, die kannst du dann direkt verplanen. Andere Angelegenheiten lassen sich auch in viel geringerer Zeit erledigen – dann fasst du zwei oder drei davon zusammen und schiebst diese in einen weiteren Block. Größere Anliegen unterteilst du dir vorher, wie im obigen Beispiel beschrieben, in mehrere Abschnitte.

Die Pomodoro-Technik erfordert Selbstdisziplin

Damit das Zeitmanagement funktioniert, ist eine gewisse Selbstdisziplin nötig. Am besten kapselst du dich in den Arbeitsphasen von den Ablenkungen des Alltags ab. Mach deine Tür zu, hör entspannte Musik bzw. sorg für Stille in deinem Büro und verzichte bis zur nächsten kurzen Pause auf einen neuen Kaffee oder einen Toilettengang.

In der Firma wird es allerdings nicht immer möglich sein, komplett ungestört zu arbeiten. Droht eine längere ungeplante Pause deiner Pomodoro-Einheit, etwa, weil du einen wichtigen Anruf bekommst, stoppe deinen Pomodoro-Timer. Lass die Zeit erst weiterlaufen, wenn du wieder voll bei der Sache bist.

Natürlich ist die Pomodoro-Technik auch auf andere Lebensbereiche anwendbar. Viele kennen die Mühsal einer Steuererklärung, die deshalb oft bis auf den Sankt Nimmerleinstag verschoben wird. In kurze Abschnitte unterteilt, lässt sich eine solche Pflichtaufgabe viel leichter angehen. Oder der Generalputz in der ganzen Wohnung: Nach jedem Zimmer eine kurze Pause, nach zwei Stunden eine lange – schon wirkt die Aufgabe nicht mehr ganz so einschüchternd und geht auch besser von der Hand.